home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Usenet 1993 July / InfoMagic USENET CD-ROM July 1993.ISO / answers / creating-newsgroups / helper < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1993-07-03  |  31.8 KB  |  715 lines

  1. Newsgroups: news.groups,news.announce.newusers,news.answers
  2. Path: senator-bedfellow.mit.edu!bloom-beacon.mit.edu!gatech!howland.reston.ans.net!wupost!uunet!walter!qualcom.qualcomm.com!qualcom.qualcomm.com!rdippold
  3. From: rdippold@qualcom.qualcomm.com (Ron Dippold)
  4. Subject: Usenet Newsgroup Creation Companion
  5. Message-ID: <1993Jul3.000350.253@qualcomm.com>
  6. Followup-To: poster
  7. Summary: Help with the process of newsgroup proposal, voting, and creation
  8. Sender: news@qualcomm.com
  9. Nntp-Posting-Host: qualcom.qualcomm.com
  10. Organization: Qualcomm, Inc., San Diego, CA
  11. Date: Sat, 3 Jul 1993 00:03:50 GMT
  12. Approved: news-answers-request@MIT.Edu
  13. Expires: Fri, 16 Jul 1993 00:00:00 GMT
  14. Lines: 698
  15. Xref: senator-bedfellow.mit.edu news.groups:75199 news.announce.newusers:1119 news.answers:9988
  16.  
  17. Archive-name: creating-newsgroups/helper
  18. Last-modified: 1993/06/29
  19. Version: 1.0
  20.  
  21. [ JK: Please add me to the faq-maintainers list - thanks.  Posted once a
  22. month, around the 16th. ]
  23.  
  24. The Usenet Newsgroup Creation Companion
  25. -----------------------------------------------------------------------
  26. Posted once a month - Comments to rdippold@qualcomm.com welcome!
  27.  
  28. So you want to create a newsgroup...
  29.  
  30. Wallace Sayre said, "Academic politics is the most vicious and bitter
  31. form of politics, because the stakes are so low."  He didn't know Usenet;
  32. Welcome to the next level.
  33.  
  34.  
  35.  
  36. [ If you're more interested in the voting side than the creation side, a
  37. good guide for the interested party or voter is the User's Guide to the
  38. Changing USENET, maintained by stanley@skyking.oce.orst.edu (John
  39. Stanley). ]
  40.  
  41.  
  42.  
  43. 1. What This is All About
  44. -----------------------------------------------------------------------
  45. Usenet is a loosely knit anarchy - there is no controlling body which
  46. forces any site on the net to choose which newsgroups they can carry.
  47. Sites can create or remove groups at will - however, they can't expect
  48. that everyone else will honor their decisions.  Obviously, this can be
  49. rather chaotic, so in time a set of customs has evolved to ease the
  50. confusion and keep the creation of new groups to a point just below
  51. critical mass.
  52.  
  53. Here's how it works: there is a general agreement among Usenet news
  54. administrators that groups in the "big seven" (comp., misc., news., rec.,
  55. sci., soc., talk.) hierarchies will only be honored at their sites if the
  56. group passes the "official" voting procedures defined in the Guidelines.
  57. Anyone can create a group if they figure out the correct message format
  58. to do so, but it will only be carried on a minuscule number of sites, and
  59. anyone posting to the group may be greeted to messages claiming that the
  60. group is bogus.
  61.  
  62. The Guidelines, which you should read if you want to create a group, can
  63. be found in the periodic posting "How to Create a New Usenet Group" in
  64. news.announce.newusers, or ftp to ftp.uu.net, go to the directory
  65. usenet/news.announce.newusers and get the file "Guidelines".  If you
  66. don't read this file and the group vote is canceled due to
  67. irregularities, you have only yourself to blame.
  68.  
  69. But the Guidelines aren't the whole story.  Another set of customs has
  70. sprung up around newsgroup votings - mostly because there has been an
  71. unfortunate number of vote-takers who have violated their trust.  As with
  72. Caesar's wife, a vote-taker must be beyond reproach.  If you even
  73. accidentally violate one of these customs, you may find yourself with a
  74. botched vote, a lot of wasted time, and a massive flamewar.  The purpose
  75. of this document is to help you through this potential minefield.
  76.  
  77.  
  78.  
  79. Quick Glossary
  80. ---------------------------------------------------------------------
  81. CFV       Call for votes.  See the Guidelines.
  82. FAQ       Frequently Asked Questions list - many groups have a FAQ
  83.           periodically posted to answer common questions.
  84. Flame     A heated attack in a message.  Like fires, they spread.
  85. Flamefest A general message war containing lots of flames.
  86. Mass Ack  Mass Acknowledgment - a list of all the people who have voted
  87.           so far without mentioning how they voted.
  88. RFD       Request for discussion.  See the Guidelines.
  89. News admin
  90.           News administrator.  Someone in charge of keeping Usenet news
  91.           running at a site.  These are the people you have to convince
  92.           to carry your group.
  93.  
  94.  
  95.  
  96. General Suggestions
  97. ---------------------------------------------------------------------
  98.  
  99. Q: Why so sanctimonious?
  100. A: Because the politics can be so vicious.  You can ignore all of this.
  101.    But in a controversial group proposal, say involving politics,
  102.    culture, or Star Trek, there are people just waiting for you to
  103.    breathe wrong so they can call for a vote invalidation.  You don't
  104.    have to satisfy me, you have to satisfy them.  These "rules" already
  105.    exist.  Read this now and you could save yourself a lot of hassle in
  106.    the long run.
  107.  
  108. Q: What's the best way to find out how to propose a group and run a vote?
  109. A: Read the guidelines as above, read this document, read news.groups for
  110.    a few months - you're guaranteed at least one enlightening flamefest.
  111.    You'll also see plenty of RFDs and CFVs, and see the reaction to them.
  112.  
  113. Q: If I don't violate any of the "official" roles, how can my vote be
  114.    invalidated?
  115. A: Remember, this is all by agreement between system administrators.  Any
  116.    news admin can declare that they will not be carrying a group for any
  117.    reason.  If it's a respected admin, others may join.  This can
  118.    snowball to where you have an "official" group that nobody carries.
  119.    And if the news.announce.newgroups moderator(s) decide you violated
  120.    the spirit of the rules, you're dead in the water.
  121.  
  122. Q: What's the best policy in order to avoid any minefields?
  123. A: Full honesty, full disclosure, adherence to the rule and spirit of the
  124.    Guidelines.  If you're going to do something, such as send the CFV to
  125.    a mailing list, _say so_ in your CFV!  It's amazing how much pain
  126.    something like this can avoid.  Don't campaign, period, while taking
  127.    the vote.  Anything that could even be perceived as campaigning can
  128.    mess up the vote.  Be beyond reproach.
  129.  
  130. Q: This document doesn't tell me what I need to know!
  131. A: group-advice@uunet.uu.net is a mailing list of administrators who can
  132.    help you on the tough questions, if neither this or news.groups helps.
  133.  
  134.  
  135.  
  136. Thinking about a Group Vote
  137. ---------------------------------------------------------------------
  138.  
  139. Q: Do I really want to do this?
  140. A: That depends - it's a lot of effort, even with some help from
  141.    programs.  It's a lot of time - initial discussion, a month for RFD, a
  142.    month for CFV, some time for results and creation.  All told, from two
  143.    to three months of your time.
  144.  
  145.  
  146. Q: What are some alternatives?
  147. A: Consider a mailing list.  This can be set up instantly, and has the
  148.    advantages of being fairly focused and having a smaller number of
  149.    people out to cause chaos.  See [!!!] for information on this.
  150.  
  151.  
  152. Q: What about reorganizing existing groups instead of just creating a
  153.    group for a new subject?
  154. A: This is hairy - it's a whole level of magnitude above just creating a
  155.    new group.  There is only one standard reason for splitting or
  156.    reorganizing an existing set of groups - overwhelming traffic.  This
  157.    usually means about 200 messages a day, which can make it tough even
  158.    for someone using a good newsreader.
  159.  
  160.    Alternative: try getting people to use keywords in subjects, such as
  161.    U7 for Ultima VII in a games group.  If most people are considerate
  162.    this way, killfiles can easily kill or select desired articles.  Not
  163.    having a newsreader with killfile capability is not generally viewed
  164.    with sympathy.
  165.  
  166.    Who's going to take charge?  You really shouldn't take on the
  167.    responsibilities of a reorganization unless you've fully handled at
  168.    least one group vote.
  169.  
  170.    If you _really_ want to consider splitting, thoroughly discuss the
  171.    possible split on the affected groups before even thinking about an
  172.    RFD.  Work out what you think the new groups should be.  You want
  173.    enough of a split to divide up the traffic, but you don't want too
  174.    many new groups, and you don't want the subject matter of groups to
  175.    overlap.  Do you need to remove any existing groups?  Because of the
  176.    complex nature of reorganizations, this should be worked out in
  177.    advance.  Then do the RFD if there's a consensus for it.
  178.  
  179.    If one group is especially opposed to the reorganization, or there is
  180.    lots of opposition to one group, leave it out, unless you want to get
  181.    a lot of all-NO spite votes.  And remember, each group creation or
  182.    removal is a separate vote, even though they can all be on the same
  183.    ballot.  If some things pass and others don't, weird results can
  184.    result.  Remember, you can always do things in two or more steps
  185.    (votes).
  186.  
  187.  
  188.  
  189. Suggestions on RFDs
  190. ---------------------------------------------------------------------
  191.  
  192. Q: What should I know about the group name?
  193. A: Check existing groups for hints on appropriate names.  Especially
  194.    check to see if a group already meets your needs!  Also, although few
  195.    systems are affected anymore, each component of the group name should
  196.    be 14 characters or less.  For example, foo.bar.bletch has three
  197.    components, "foo", "bar", and "bletch", all less than 15 characters,
  198.    so no problem.  sci.physics.particle-accelerators, on the other hand,
  199.    is out, as the last component is 21 characters.  Shorten it down.
  200.  
  201.    The naming is very important - it should be hierarchical, with each
  202.    extension in the hierarchy further subdividing the subject.  Don't add
  203.    a period just as punctuation (for example, foo.bar.don.rippold is bad,
  204.    use foo.bar.don-rippold)!
  205.  
  206.    Most new groups fit in nicely at three levels deep... usually
  207.    comp.sys.something or rec.arts.something.  See if your subject fits
  208.    nicely under existing hierarchies.  New second level hierarchies, such
  209.    as rec.something, are usually frowned on unless somehow Usenet has
  210.    managed to overlook a group for a major subject, such as rec.toys.
  211.    The "big 7" hierarchies covered by these rules are:
  212.  
  213.    comp Computer related.
  214.    misc Anything that doesn't go somewhere else - not used much
  215.    news Dealing with Usenet itself.
  216.    rec  Recreational.  Fun stuff.
  217.    sci  Related to the sciences.
  218.    soc  Social issues - for discussion of such issues, or certain social
  219.         backgrounds, such as soc.culture.italian.
  220.    talk Heated debate about controversial issues - politics and religion,
  221.         for instance.
  222.  
  223.    There are also the "other hierarchies" such as bit. and bionet.  The
  224.    most important of these is alt., which operates on different and much
  225.    looser "rules."  Read alt.config for information about this.
  226.  
  227.    If you just can't come up with something, group-advice@uunet.uu.net is
  228.    a mailing list of administrators who can help you.
  229.  
  230.  
  231. Q: Where should I post the RFD?
  232. A: All RFDs _must_ be crossposted to news.announce.newgroups.  Any which
  233.    don't do this are invalid, which can cause problems when you try to
  234.    start a CFV.  It's not required, but you should also crosspost to
  235.    news.groups.  Also crosspost to groups which might be interested, but
  236.    don't go overboard.  Set followups to news.groups.  A good way to
  237.    avoid confusion here and when you post the CFV is to just list the
  238.    groups in the body of the RFD.  Make sure you set "Followup-To:
  239.    news.groups" so discussion can take place there.
  240.  
  241.    If your site won't let you post to a moderated group, send your RFD to
  242.    announce-newgroups@uunet.uu.net.
  243.  
  244.    Since news.announce.newgroups is moderated, your posting will not
  245.    appear in _any_ of the groups until the moderator approves the
  246.    posting.  Be patient.  Don't go posting it to the other groups
  247.    yourself, this will irritate people.  Also, the moderator may notice
  248.    problems in your proposal, and can help you correct them before they
  249.    get posted.
  250.  
  251.  
  252. Q: How long does the RFD discussion go on?  The minimum period of RFD
  253.    discussion before you can issue the CFV, even if the consensus of all
  254.    posters is "good idea, lets do it!" is 21 days by preference of the
  255.    news.announce.newgroups moderator.  If the RFD takes much longer than
  256.    30 days, the discussion should be taken offline until a consensus can
  257.    be reached.
  258.  
  259.  
  260. Suggestions on Moderation
  261. -----------------------------------------------------------------------
  262.  
  263. Q: Who should moderate a group, if it is moderated?
  264. A: It should be someone respected, who has a fast news connection (no
  265.    leaf nodes), and has the time to do a good job of it.  The moderator
  266.    kills or nurtures the moderated group, choose wisely.
  267.  
  268.    In addition, the moderator should be able to set up a separate account
  269.    or mailing address just for moderation purposes.
  270.  
  271. Q: How about getting rid of the moderator?
  272. A: There is _no_ official way to get rid of a moderator without their
  273.    consent!  Even if they turn out to be a bum who never does anything,
  274.    you can't replace them.  Hence, I suggest that the CFV have a section
  275.    in the charter on replacing the moderator without their consent in
  276.    case he/she disappears or fails the responsibility.
  277.  
  278.    The same rules as required for the creation of the group are a good
  279.    suggestion (formal RFD and CFV, 100 more YES than NO votes, 2/3 of the
  280.    votes must be YES).  With this in the charter, at least your group
  281.    stands a chance of changing a moderator, although at this time this
  282.    charter clause has never been tested.
  283.  
  284.  
  285.  
  286. Suggestions on CFVs
  287. -----------------------------------------------------------------------
  288.  
  289. Q: Where should I post the CFV?
  290. A: All CFV's _must_ be crossposted to news.announce.newgroups.  Any which
  291.    don't do this are invalid and all votes must be discarded.  It's not
  292.    required, but you should also crosspost to news.groups.  Also
  293.    crosspost to other interested groups, but don't go overboard - the
  294.    groups you posted the RFD to are a good guide.  This is in the
  295.    Guidelines, but is violated so often it is worth repeating.
  296.  
  297.    If your site won't let you post to a moderated group, send your CFV to
  298.    announce-newgroups@uunet.uu.net.
  299.  
  300.    Set followups to be sent to you via mail ("Followup-To: poster" in the
  301.    header) instead of posted to a group in case someone accidentally hits
  302.    the "post" key instead of the "mail" key.
  303.  
  304.    Since news.announce.newgroups is moderated, your posting will not
  305.    appear in _any_ of the groups until the moderator approves the
  306.    posting.  Be patient.  Don't go posting it to the other groups
  307.    yourself, this will irritate people.  Also, the moderator may notice
  308.    problems in your proposal, and can help you correct them before they
  309.    get posted.  If you post a CFV with a serious problem, you've just
  310.    blown the entire vote.
  311.  
  312.  
  313. Q: What if I forget an appropriate group when I post the CFV?
  314. A: This is hard to fix, as it could be that the vote-taker, knowing how
  315.    the vote is going, is trying to change the vote by looking for a
  316.    sympathetic audience.  You have two choices.  First, if you are
  317.    sending out multiple CFVs, just add the group for the remaining CFVs -
  318.    but make sure you leave a note for the news.announce.newgroups
  319.    moderator at the top of the CFV explaining what happened.  He may
  320.    overrule your addition.
  321.  
  322.    Or, you can follow up to your own CFV, noting that you forgot a group
  323.    and mentioning in the forgotten group that a CFV is going on.  Don't
  324.    just go and post the CFV there.  It's effectively the same thing, but
  325.    appearances are everything.  The above suggestions should work just
  326.    fine, assuming that the forgotten group is an appropriate group.
  327.  
  328.  
  329. Q: How many times can I post the CFV?
  330. A: One to three times.  All three times you need to follow the rules
  331.    above.  Generally, more CFVs mean more votes, which can be useful for
  332.    getting at least 100 more YES votes than NO votes.  On the other hand,
  333.    if the group is guaranteed to pass, it's less work for everyone with
  334.    only one or two CFVs.  In either case, your initial CFV should state
  335.    how many CFVs there will be.  Remember, you can _not_ modify the
  336.    important substance of the CFV, such as the charter or end of voting
  337.    period, at this time - if you do so, the vote is invalid.
  338.  
  339.  
  340. Q: How long should the vote be?
  341. A: 21 days to 31 days are the official limits.  Again, a longer period
  342.    gives more time for votes to trickle in, and if you are doing 3 CFVs,
  343.    give yourself the extra time.  On the other hand, if the vote is sure
  344.    to pass, get it over with quickly.
  345.  
  346.  
  347. Q: Should I use one address or two for collecting votes?
  348. A: It's totally up to you.  The most common method is just to have votes
  349.    go to the vote-taker's personal address, such as rdippold@foobar.com.
  350.    Then each vote is examined for a yes or no vote.
  351.  
  352.    The alternative is to set up two separate addresses for voting, one
  353.    for no votes and one for yes votes.  The advantage of this is that you
  354.    shouldn't have to separate the votes.  The disadvantages are that it's
  355.    effort to set up the accounts, and that the voter has to make an
  356.    effort to reply to the correct address, and somebody(s) are bound to
  357.    mess it up.  The format of the addresses in this case should be like
  358.    yes@foobar.com and no@foobar.com (or whatever your site is), and they
  359.    must be on the same machine.  You can use fbm-yes and fbm-no or such
  360.    addresses, but they should have "yes" and "no" in the name.
  361.  
  362.  
  363. Q: Can I send the CFV to mailing lists?
  364. A: Yes, but see the next question.  And since the purpose is to create a
  365.    Usenet newsgroup, the people on the mailing list should be able to
  366.    read the new group, if created, or else you have people voting on
  367.    something they'll never see, which may cause some raised eyebrows.
  368.  
  369. Q: How should I send the CFV to a mailing list?
  370. A: First, use the full disclosure tactic.  State in your CFV which
  371.    mailing lists you will be mailing the CFV to.  Also, any votes sent
  372.    before the official CFV appears in news.announce.newgroups (n.a.n) are
  373.    invalid.  Since this can be tough to handle, the best method is not to
  374.    mail the CFV to any mailing lists until the official CFV appears in
  375.    n.a.n.
  376.  
  377. Q: What's the deal about mailing lists?
  378. A: One of the best ways to get your vote canceled is to send the CFV to a
  379.    mailing list without following the above procedures.  The worry is
  380.    that the vote taker, knowing how the vote is going, panics and tries
  381.    to garner more YES votes by mailing the CFV to a sympathetic audience.
  382.    Disclose in advance!
  383.  
  384.  
  385. Q: Can I send the CFV to people?
  386. A: You can send it to individuals _if_ they ask you for it.  Don't send
  387.    it out unsolicited.
  388.  
  389.  
  390. Q: Any other hints?
  391. A: A good CFV nips many problems in the bud.  Read a few in
  392.    news.announce.newgroups to get an idea of how it should be done.
  393.  
  394.  
  395.  
  396. Taking the Vote
  397. --------------------------------------------------------------------------
  398.  
  399. Q: Can the vote-taker be biased?
  400. A: Yes.  In most cases, the vote-taker for a group is someone who
  401.    supports the creation of the group.  As long as your actions are
  402.    neutral, this is fine.  In the case of a very controversial group, a
  403.    neutral vote-taker may be desirable.  In such a case, post to
  404.    news.groups before the CFV - there are masochists there who will do it
  405.    for you.
  406.  
  407.  
  408. Q: Can I vote for or against the group?
  409. A: Yes, you get one vote just like everybody else.  This may be
  410.    considered bad form if you're acting as a supposedly unbiased vote-
  411.    taker for a controversial group, but otherwise no problem.
  412.  
  413.  
  414. Q: What other qualifications should a vote-taker have?
  415. A: Because of the time-sensitive nature of the vote, the vote-taker
  416.    should have fast mail - someone on a primary Internet site should be
  417.    able to send mail and have it get to you in a day or so.  Hence,
  418.    someone at a far removed leaf site should not be a vote-taker.  In
  419.    addition, people who have trouble with their mail at times, such as
  420.    lost messages, should not be vote-takers.  People whose votes get
  421.    "lost" can get angry, and the specter of fraud can appear.
  422.  
  423.    Then there's the personal side.  Can you handle attacks on your
  424.    character and the vote without flaming?  Even if you run a perfectly
  425.    tight vote on a innocuous group, you may get some bozo who goes public
  426.    with an imagined complaint in news.groups.  If you can't handle
  427.    responding with just a simple factual response, find someone else to
  428.    do the vote-taking.
  429.  
  430.  
  431. Q: Can I campaign for or against the group?
  432. A: Before voting begins, okay.  Once the voting begins, absolutely not.
  433.    Not even to your friends or at work.  Anything you have to say about
  434.    the group should be neutral and consist of factual information about
  435.    the vote.  Even giving the CFV to friends or other people you know
  436.    will vote your preferred way and saying "Vote Yes or No, whatever you
  437.    want" with an implied <wink> <wink> <nudge> <nudge> violates the
  438.    spirit of the rules.
  439.  
  440.    Remember - if the group has any interest at all, there should be
  441.    people who will campaign for it and against it.  You don't need to do
  442.    it.
  443.  
  444.  
  445. Q: What can I reveal about the vote in progress?
  446. A: Nothing.  Don't hint how the vote is going, don't even mention how
  447.    many people have voted, to anyone, even to your friends in email.  The
  448.    one exception to this rule is the official Mass Acks, which will tell
  449.    anyone who can count the number of voters so far.  But don't go
  450.    posting any unofficial mass acks.
  451.  
  452.  
  453. Q: Which votes can I reject?
  454. A: The Guidelines are the bottom line - the vote must contain the name of
  455.    the group and an unambigious statement of intent.  If you really care
  456.    to, you can reject votes for spelling the name of the group wrong (as
  457.    an automated system will do).  If you will do that, then a) mention
  458.    this in the CFV, b) notify the voters that their vote was rejected,
  459.    and why, and c) do this for _all_ such votes - no yes/no partiality.
  460.    Votes sent to the wrong address or posted to the net are invalid.
  461.  
  462.    You can use other criteria, but be sure to specify these in the CFV.
  463.    The most common additional requirement, usually in a controversial
  464.    CFV, is that a real name be given by a voter in the text of their
  465.    message, if it's not in their address field.
  466.  
  467.    Remember, you may to have to justify your rejections later, especially
  468.    if you don't notify the voter immediately.
  469.  
  470.  
  471. Q: Should I send mail acknowledgments of received votes?
  472. A: It's not required, but is an excellent idea.  It lets the person know
  473.    that their vote has been recorded, so they will be less likely to vote
  474.    again the next time they see the CFV.  In addition, if you include an
  475.    indication of how you think they voted, they can correct it if
  476.    necessary.
  477.  
  478. Q: What can I put in mail acknowledgments?
  479. A: Factual information and platitudes only.  For example, "We got your
  480.    YES vote on foo.bar.misc, thank you for voting."  If you include
  481.    anything such as "Thanks for your YES vote, we really need them!" or
  482.    "Why did you vote NO?  Are you afraid people might talk about x?" and
  483.    someone posts this, your vote may be over with quickly.  Don't do it.
  484.    Your acks for YES and NO votes should be as similar as possible, lest
  485.    you be accused of trying to influence voters.  In addition, your ack
  486.    should, if possible, indicate how the vote was counted (YES or NO).
  487.  
  488.    Sample good acks:
  489.      "Your YES vote on foo.bar.misc was received."
  490.      "Your NO vote on foo.bar.misc was recieved."
  491.  
  492.    And something like this is useful if the vote is bad:
  493.       "If your mail was intended as a vote on foo.bar.misc, it was not
  494.        counted as such.  Please reread the CFV and re-vote."
  495.    If you have the inclination you can say why the vote was rejected, but
  496.    it's not required.
  497.  
  498.  
  499. Q: Can I reveal the voting results after the voting period is over but
  500.    before the official tally appears in news.announce.newgroups?
  501. A: While this is legal, it is frowned upon.  Usually, waiting an extra
  502.    day or two for the results to appear isn't going to ruin anyone's
  503.    life.
  504.  
  505.  
  506. Q: Any other hints?
  507. A: Save the entire text of every single vote message sent to you.  Pack
  508.    them if you are short on space.  You can't believe how useful this can
  509.    be until you suddenly need the information later.  If nothing else, it
  510.    can help you determine in some cases if a vote is a duplicate.
  511.  
  512.  
  513.  
  514. Suggestions After the Vote
  515. ----------------------------------------------------------------------
  516.  
  517. Q: The group passed!  My job is over, right?
  518. A: Wrong.  Don't be caught napping.  Your new group will be visited by
  519.    plenty of people who never saw the RFD or CFV and want to know what's
  520.    up.  Even people who know what the group is for may not be familiar
  521.    with proper etiquette.
  522.  
  523. Q: How about a FAQ?
  524. A: Good idea.  It's a Good Thing to have a embryonic Frequently Asked
  525.    Questions list which can be posted as soon as the group is created
  526.    that explains the nature of the group, including the charter.  It will
  527.    grow, but it's good to have one to start with.  In fact, if you create
  528.    a FAQ before the CFV is posted, and include it in the CFV, it may
  529.    answer the questions of those who are unsure whether or not they want
  530.    to vote for the group - it's an indicator that the group may be of
  531.    similar high quality.
  532.  
  533.    Your FAQ should definitely encourage the use of keywords in the
  534.    subject line, for help with killfiles.  For example, in
  535.    rec.arts.comics, MARVEL, DC, or INDY in the subject, as in "Subject:
  536.    DC: Sandman #92", are suggested.  These will depend on the nature of
  537.    your group.
  538.  
  539.  
  540. Q: It's going to be moderated, is there anything special to do?
  541. A: Yes.  Read the Guidelines, and as soon as the vote passes, follow the
  542.    instructions on mailing the moderator's addresses to the specified
  543.    people who maintain the official moderators lists.
  544.  
  545.    Whoever is moderating should have another account or mailing address
  546.    created which is for nothing but postings to the moderated group.
  547.    This way, there is no possibility of confusion as to personal mail and
  548.    potential posts, among other advantages.  This may take some time to
  549.    set up, and should be done as soon as possible.
  550.  
  551.  
  552. Q: The group failed!  When can I try again?
  553. A: In six months.  Consider the results, though, so you don't waste your
  554.    time again.  If it failed miserably, you might try a mailing list
  555.    instead.  If it was a close vote, consider any flaws in the proposal.
  556.  
  557.  
  558.  
  559. Miscellaneous Questions
  560. ----------------------------------------------------------------------
  561.  
  562. Q: Is this going to be a lot of work?
  563. A: Going through the entire RFD, CFV, and voting process can take quite a
  564.    bit of time.  Just sorting and removing duplicates from the final list
  565.    can take a bit of time if you don't have the right tools.  You've got
  566.    to meet all your deadlines - give yourself some spare time.
  567.  
  568.  
  569. Q: Is there any help for this?
  570. A: If you're running on a Unix machine with a C compiler, Ron Dippold,
  571.    rdippold@qualcomm.com has written a package called UseVote which can
  572.    automate quite a bit of the drudgery, although there's still plenty
  573.    left for you to do.  Send mail for information.
  574.  
  575.    Also, Jonathan Kamens has a vote server running, which has been used
  576.    quite successfully in the past for controversial votes.  I'll let him
  577.    tell you about it: " People who want to use my server to collect votes
  578.    for a Usenet vote should contact me by sending mail to jik@gza.com.  I
  579.    need to know what the name of the newsgroup(s) being voted on are,
  580.    when the voting period will start, and when the voting period will
  581.    end.  I will send back voting instructions to include in the CFV, and
  582.    then the vote organizer should send me back the CFV so that I can
  583.    check it before it is submitted to news.announce.newgroups.  If the
  584.    vote organizer wants a list of voters during the vote to post a mass
  585.    ACK, he/she should contact me when he/she wants the list.  He/she
  586.    should also contact me when the vote is over to get a final tally of
  587.    who voted which way."
  588.  
  589. Q: Anything else?
  590. A: Save everything related to the vote on floppy somewhere, or other form
  591.    of backup.  It might be useful the next time you need to run a group
  592.    vote.
  593.  
  594.  
  595. Sample CFV
  596. -------------------------------------------------------------------------
  597. Here's the CFV I ran for comp.sys.ibm.pc.demos.  This is the 2nd CFV.
  598. Addresses have been changed so that nobody actually mails it in.
  599.  
  600. Newsgroups: news.announce.newgroups,news.groups,comp.sys.ibm.pc.soundcard,comp.sys.ibm.pc.games,comp.os.msdos.programmer,rec.games.programmer
  601. Path: bar.foo.com!bar!rdippold
  602. From: rdippold@foo.com (Ron Dippold)
  603. Subject: 2nd CFV: comp.sys.ibm.pc.demos
  604. Followup-To: poster
  605. Sender: news@foo.com
  606. Nntp-Posting-Host: bar.foo.com
  607. Organization: Foo, Inc., San Diego, CA
  608.  
  609. CALL FOR VOTES (Second of Three) and VOTE ACKNOWLEDGEMENT
  610.  
  611. Create an UNMODERATED newsgroup called comp.sys.ibm.pc.demos
  612.  
  613. If you have already voted on this issue, do NOT vote again unless
  614. ou've changed your mind - but you should check the list of posters at
  615. he end of this note to see if you are in there.
  616.  
  617. This announcement is cross-posted to newsgroups whose readers may have
  618. nterest in the candidate group; follow-ups are sent to the original
  619. oster.  If you must discuss something here in public, it should take
  620. lace in 'news.groups'
  621.  
  622. Read below for the group charter.
  623.  
  624.  
  625. VOTING
  626.  
  627. You should send MAIL (posts to a group are invalid) to
  628.  
  629.       rdippold@foo.com
  630.  
  631. (just replying by MAIL to this message should work).  Your mail essage
  632. should contain one and only one of the following statements:
  633.  
  634.       I vote YES on comp.sys.ibm.pc.demos
  635. or
  636.       I vote NO on comp.sys.ibm.pc.demos
  637.  
  638. You may add a comment, but anything other than a definite statement
  639. nvolving "comp.sys.ibm.pc.demos" will be ignored as far as voting oes,
  640. and any vote that states "I vote xxx on comp.sys.ibm.pc.demos f..."
  641. will not be counted.
  642.  
  643. One vote per person.  If you change your mind, your last vote received
  644. ill be the vote that counts.  Multiple votes from multiple accounts or
  645. one person are ineligible.
  646.  
  647.  
  648. VOTING RESULTS
  649.  
  650. The voting period will run from the time of this posting till 11:59:59
  651. M, Tuesday, March 23, 1993.  Anything recieved after this time will be
  652. neligible.  Results will be posted on Friday, March 26.
  653.  
  654. Within this period I will be making two additional Call For Vote
  655. ostings.  At these times I will list all voters (without indicating
  656. heir votes).  For the final results, the votes will be listed by vote.
  657. f the group passes by at least 100 votes and if at least two thirds of
  658. he votes are for group creation, and there are no questions raised
  659. bout the vote, the group will be created by the newsgroups moderator
  660. fter the prescribed period of 5 days.
  661.  
  662.  
  663. VOTE TAKER NOTES
  664.  
  665. I RFDed, CFVed, and am now taking the votes for this group. This is ot
  666. unusual, but can lead to potentially nasty situations.  As I want o
  667. avoid any impropriety in the vote, any lengthy flamewars, or nything
  668. else that might tangle the group in controversy:
  669.  
  670. As of the time this CFV is posted, I will cease to campaign for or
  671. gainst this group, in public or in private.  I will answer uestions
  672. about the group and point interested parties to the CFVs, ut will not
  673. advocate that they vote for or against it.
  674.  
  675.  
  676. Rationale and Charter
  677.  
  678. This group will exist for the purpose of discussing group demos and
  679. the roups behind these demos.  This involves membership issues, demo
  680. atings, discussion of special techniques, new demo announcements, and
  681. nything else pertaining to them.
  682.  
  683. [ Lengthy explaination of demos deleted ]
  684.  
  685. They're not everybody's cup of tea, but the existence of so many demo
  686. roups and those who follow them indicate quite a large following,
  687. which he RFD for this group confirmed.  The Amiga demos group is quite
  688. ctive, and we hope this one will be as well.
  689.  
  690.  
  691. This is the current list of people I think have voted:
  692.  
  693. [List of voters deleted]
  694.  
  695. ------------------------------------------------------------------------
  696.  
  697. Thus Endeth Ye Documente
  698.  
  699. Thanks To: [your name could be here]
  700.   Andrew Hackard <andy@ccwf.cc.utexas.edu>
  701.   nick@sunburn.uwaterloo.ca (Nick Fitzpatrick)
  702.   linimon@lonesome.com (Mark Linimon)
  703.   sharp@sparc2b.hfab1.sc.ti.com (Al Sharp)
  704.   barrett@lucy.ee.und.ac.za (Alan Barrett)
  705.   dseal@armltd.co.uk (David Seal)
  706.   "Jonathan I. Kamens" <jik@GZA.COM>
  707.   Emma Pease <emma@russell.stanford.edu>
  708.   emcguire@intellection.com (Ed McGuire)
  709.   roder@cco.caltech.edu (Brenda J. Roder)
  710.   J Lee Jaap <J.L.Jaap@LaRC.NASA.Gov>
  711.  
  712.  
  713. -- 
  714. If the universe is expanding, why can't I find a parking space?.
  715.